AI för anbudsskrivning: så fungerar det i praktiken
Av Arun Uppugunduri. Uppdaterad .
Kort svar: AI kan skriva ett bra första utkast till den stora delen av ett anbud som upprepas från gång till gång: företagsfakta, säkerhet, villkor, referenser och standardbeskrivningar. I ett system jag byggt och drivit sedan 2024 skrivs 60 till 70 procent av standardsvaren automatiskt. Det som avgör kvaliteten är inte AI-modellen, utan hur bra ert underlag är.
Vad AI är bra på i en anbudsprocess
- Återkommande frågor. Organisationsnummer, ägarstruktur, certifieringar, GDPR, informationssäkerhet, support och drift. Svaren finns redan i era tidigare anbud.
- Att hitta rätt källa. Ett bra system visar varifrån varje svar kommer, så att granskaren kan kontrollera på sekunder i stället för att leta i gamla dokument.
- Första utkast på nya frågor. Även när frågan är ny kan AI skriva ett utkast utifrån er produktinformation, som en expert sedan justerar.
- Säkerhets- och due diligence-formulär. Långa frågelistor som kommer tillbaka varje år från större kunder.
Vad AI inte ska göra
- Sätta priset eller lösningen. Det är där affären avgörs, och det kräver människor som känner kunden.
- Skicka något utan granskning. Varje svar ska läsas och godkännas av någon som ansvarar för det.
- Hitta på. Om underlaget saknas ska systemet säga det, inte gissa. Det är en av de viktigaste sakerna att testa innan ni litar på det.
Så fungerar det tekniskt
De flesta lösningar bygger på samma princip, ofta kallad RAG:
- Ert underlag samlas och indexeras: tidigare anbud, svarsbibliotek, produktblad, policyer.
- När en fråga kommer in söker systemet fram de mest relevanta dokumenten.
- AI-modellen skriver svaret utifrån just de dokumenten och anger källan.
Tre lärdomar från att bygga det här i produktion:
- Korta dokument ska läsas i sin helhet. Om systemet bara läser sammanfattningar eller små bitar tappar det detaljer. En exakt uppgift som “4 200 kunder i Norden” blir lätt “tusentals kunder”. Låt modellen läsa hela originaldokumentet när det går.
- Märk upp underlaget med sammanhang. Gäller ett svar bara ett visst land, en viss produkt eller ett visst år? Annars blandas fakta från fel sammanhang in i svaren.
- Datakvaliteten är den verkliga flaskhalsen. När kvaliteten slutar förbättras är det nästan alltid underlaget som behöver städas, inte modellen som behöver bytas. Gamla och motstridiga svar i svarsbiblioteket ger gamla och motstridiga utkast.
Färdigt verktyg eller egen lösning?
Det finns färdiga svenska och internationella verktyg för anbud och upphandling, till exempel för att bevaka upphandlingar och skriva svar med AI. De passar bra om ert behov liknar alla andras.
| Färdigt verktyg | Egen lösning | |
|---|---|---|
| Kom igång | Snabbt, ofta samma vecka | Några veckor |
| Ert eget underlag | Laddas upp i verktyget | Används där det redan ligger |
| Var data ligger | Hos leverantören | I er miljö om ni vill |
| Anpassning | Begränsad | Efter era flöden och system |
| Kostnad | Licens per månad | Projekt plus låg driftkostnad |
En egen lösning lönar sig när:
- ni redan har ett stort eget underlag som ska användas, till exempel hundratals tidigare svar,
- underlaget ligger i era egna system och inte ska lämna er miljö,
- ni vill koppla assistenten till era egna flöden, till exempel CRM eller dokumenthantering.
Ofta är ett bra första steg att testa ett färdigt verktyg och se var det inte räcker.
Sekretess och säkerhet
- Använd företagsavtal där era data inte används för att träna AI-modeller.
- Tänk på vilka dokument som indexeras. Kunduppgifter, prisunderlag och avtal med sekretess ska hanteras med samma behörigheter som i dag.
- Offentliga upphandlingar: anbud som lämnas till offentliga myndigheter kan bli allmänna handlingar. Det påverkar inte hur ni använder AI internt, men det är ett skäl att hålla koll på vad som står i era svar.
Så kommer ni igång
- Samla ert underlag: de 10 till 20 senaste anbuden, svarsbiblioteket och de vanligaste dokumenten.
- Städa först. Ta bort föråldrade svar och markera vad som gäller vilket land eller vilken produkt.
- Bygg en testlista: 30 verkliga frågor med bra svar. Då kan ni mäta om systemet blir bättre, i stället för att gissa.
- Börja med en typ av dokument, till exempel säkerhetsformulär, där vinsten syns snabbt.
- Låt experterna granska under några veckor och samla in rättelser. Varje rättelse gör nästa svar bättre.
Läs mer om hur jag bygger det här för företag på sidan AI för anbudsskrivning.
Vanliga frågor
Kan AI skriva anbud?
AI kan skriva bra första utkast till de delar av ett anbud som upprepas: företagsfakta, säkerhet, villkor och referenser. Lösning, pris och slutgranskning ska göras av människor.
Hur stor del av ett anbud kan AI skriva?
I ett system jag byggt och drivit sedan 2024 skrivs 60 till 70 procent av standardsvaren automatiskt. Hur stor andel det blir beror mest på hur bra ert underlag är.
Är det tillåtet att använda AI i offentliga upphandlingar?
Det är ert anbud och ert ansvar. Ni kan använda AI som hjälpmedel, men allt som lämnas in måste vara korrekt och granskat. Läs alltid upphandlingsdokumenten för eventuella särskilda krav.
Vad är skillnaden mellan ett färdigt anbudsverktyg och en egen lösning?
Färdiga verktyg passar när ert behov liknar andras. En egen lösning lönar sig när ni har mycket eget underlag, vill att data stannar i er miljö eller vill koppla assistenten till era egna system.
Hur kommer vi igång?
Samla de 10 till 20 senaste anbuden och svarsbiblioteket, städa bort föråldrade svar och bygg en testlista med 30 verkliga frågor. Börja sedan med en typ av dokument, till exempel säkerhetsformulär.